Passez le message... (pas le virus!)

Le contexte actuel de la pandémie amène de nouveaux défis sur le plan communicationnel pour la plupart des entrepreneurs. Afin de survivre aux aléas occasionnés par ces montagnes russes émotionnelles sur le tissu social, il faut savoir utiliser les bons mots, mais aussi les bons moyens. L’équipe de Promotel a relevé 5 trucs quivous aideront à passer un message clair qui simplifiera le quotidien de vos employés.

1. Accompagnez votre clientèle avec des directives claires grâce à un message d’accueil efficace.

Dès son entrée dans votre système téléphonique, le client doit se sentir accueilli et pris en charge. En tout temps, il importe que les directives lui permettant d’accéder à chacun de vos départements soient nettement définies. D’ailleurs, si vous avez des changements au sein de votre personnel en raison de la crise actuelle ou encore, une ligne spéciale dédiée à cet effet, spécifiez-le d’entrée de jeu. Des exemples? 

• Bienvenue chez Équipements Robustes. En raison de la pandémie, notre horaire a été modifié : nous sommes ouverts les lundis, mercredis et vendredis. Pour joindre le département industriel, faites le 1. Etc.

• Merci d’avoir appelé la Pharmacie Unetelle. Vous avez des symptômes de la Covid-19? Nous vous invitons à composer le numéro d’urgence 1-800… Pour joindre le laboratoire, faites le 1… Etc.

2. Rassurez vos clients durant l’attente téléphonique.

Instaurez un climat de confiance en informant vos clients de vos démarches effectuées pour renforcer le niveau de sécurité dans votre entreprise. Que ce soit en énumérant les différentes étapes nécessaires pour accéder à vos bureaux ou encore, en faisant un rappel de vos mesures sanitaires en fonction des recommandations de la santé publique, vous leur démontrez que vous êtes consciencieux de leur santé, de leur sécurité, et que vous ne prenez pas la situation actuelle à la légère.

Vos employés sont victimes de réactions agressives de la part de certains clients? Il est normal que certaines personnes se sentent oppressées par le climat actuel et excédées par ces nouvelles mesures avec lesquelles elles doivent conjuguer. Les gens réagissent différemment et peuvent se sentir agressés par ces obligations (questionnaires, port du masque, lavage des mains). Vous pouvez utiliser l’attente téléphonique pour préparer le terrain ou encore, les remercier de leur collaboration ou leur demander de traiter vos employés avec respect.

3. Diffusez vos nouvelles mesures rapidement.

La situation évolue. Les règles changent rapidement et souvent depuis mars dernier. Ces fluctuations amènent leur lot de changement au sein de votre personnel, de vos heures d’ouverture, de vos obligations ou au niveau des mesures appliquées. Une semaine, le port du masque est recommandé. Quelques jours plus tard, le port du masque devient obligatoire. Il est important de faire en sorte que vos communications soient claires et suivent ce rythme effréné. Que ce soit sur votre attente téléphonique ou vos publicités en ambiance, agissez rapidement pour la mise à jour des informations diffusées.

4. Confiez la rédaction de votre contenu à des spécialistes.

Contexte complexe : mission délicate! En d’autres mots, plus c’est compliqué, plus le traitement de l’information devient un travail de spécialiste. Un rédacteur professionnel aura tôt fait de débrouiller une consigne pour la transformer en message clair et efficace. Trouver les mots justes, dicter un ton précis et faire en sorte que le message soit compris du premier coup, et par tous, voilà qui relève d’un travail de rédaction bien ficelé. De plus, un rédacteur d’expérience pourra vous conseiller sur ce que vous devez dire et ne pas dire. Ne neutralisez pas vos efforts communicationnels en temps de pandémie : cela pourrait vous coûter quelques clients!

5. Réalisez vos projets de narration avec nos voix professionnelles.   

La pandémie a modifié la réalité du monde du travail. De plus en plus de gens ont adopté le télétravail et la distanciation sociale, ce qui a fait en sorte que de nombreuses formations sont maintenant offertes en ligne plutôt qu’en mode présentiel. Les plateformes « e-learning » sont plus populaires que jamais et conviennent parfaitement à ce nouveau contexte. Chez Promotel, nos narrateurs professionnels vous permettent de choisir parmi un large spectre de narration. Que ce soit en mode « acting » ou encore, pour des voix narratives publicitaires ou corporatives, vous trouverez celle qui convient spécifiquement à votre projet.

À l’image d’une relation de couple, la clé de la réussite en affaires pour une relation client-entrepreneur à succès est la communication. Passer des messages clairs, être concis, rassurer, informer… Plus que jamais, en cette période d’adaptations de toutes sortes, offrez-vous une voix portante qui saura consolider votre place dans votre domaine d’affaires. Une clientèle informée est une clientèle qui demeure à vos côtés!